你會像麥肯錫一樣保密工作做到連和女友約會時都會把公文包上密碼嗎？等等諸如此類你意想不到的情況。誠如，職場有時候，真的需要留一手。
麥肯錫的內部溝通
以團隊為基礎的運營，其成功與否有賴于溝通，既包括自上而下的溝通，也包括自下而上的溝通。麥肯錫有和其他公司一樣的內部溝通方法，電子郵件、備忘錄、會議，等等。
應該這么說，麥肯錫的內部溝通，沒有什么與眾不同的。但麥肯錫校友在他們多年的工作經驗中，積累了很多管理內部溝通的有效方法，不妨加以運用。
讓信息流動起來
信息對團隊的重要性就如同汽油對汽車引擎的重要性一樣，沒了它，你的車就會熄火。
我曾提到過著名的“蘑菇種植法”：在黑暗的環境下，不斷地施肥，然后看看出現了什么。大多數人都沒有意識到，蘑菇法是雙向的，它也可能使你的上司蒙在鼓里。不論你往何處施肥，蘑菇法都是不能結出果實的。想要使團隊更有效率，你就得保持信息的通暢。
要保證團隊至少知道項目框架，重大的項目尤其如此。讓團隊都在“消息圈內”，有助于團隊成員了解自己的工作對最終目標的意義。
反之，當人們感覺自己生活在真空時，他們就會感到自己被集體疏離，士氣也會受挫。假如保證團隊成員知道最新的信息，他們會給你及時的反饋。至少，他們比你更貼近事實。有效的信息流動有助于你更快地認識問題（或機遇）。
要讓你的上司跟上團隊的進展。不要以為將上司蒙在鼓里，她就不干預你工作了。當上司知道一切由她控制時，會有種滿足感。如果事情脫離了她的控制，要讓她知道問題的根源所在，以便她有效地運用自己的專長去處理它。
內部溝通有兩種基本方法：一種是傳遞信息（以語音信箱、電子郵件或備忘錄等形式），另一種是會議。關于成功傳遞信息的小竅門，我們留到下一部分。現在，先集中討論一下會議。
會議是把團隊緊密聯系在一起的黏合劑。團隊會議讓有益的信息充分流動，并提供某種程度上的社會聯系。團隊會議提醒那些出席會議的人，大家都是團隊中的一員。
蘇珊娜·托思尼是一位前麥肯錫項目經理，她認為會議成功的關鍵就是確保每個人都參與。要確保每個人都參與會議，要讓團隊會議成為每個人工作日程的常規項目。如果沒什么可討論了，那就取消會議（盡可能提前），大家對這45分鐘會另有安排。
蘇珊娜認為會議成功的另外兩項關鍵因素是會議議程和領導人。要保證議程的項目最少，以使每個人都能了解到重要的事件、觀點和問題。如果有哪件事可以先擱置下來，另做安排，那就暫且放下。假如你是會議的領導人，要保證對會議各項內容的討論盡量簡明，頻繁開會是可以的，但不要開不必要的、冗長的會。
還有一種內部溝通的獨特方式：通過“走來走去”（learning by walking around）來學習。依我之見，一些很有價值的談話就產生于偶遇中—走廊里、飲水機旁、午飯的路上，在麥肯錫，或者是在客戶的公司里。四處走走與人交流的過程中你也許會大有收獲，沒準別人也能收獲頗豐。不要低估隨機事實的價值。
不管選擇怎樣的方式與你的團隊溝通，都要盡量讓交流變得頻繁而且坦誠。你可以提高團隊的效率和士氣，讓上司的心情平靜。讓團隊感受陽光吧！
有效信息的三個關鍵因素
有效的商業信息有三個特征：簡潔、全面、系統。把這三點蘊藏在你的語音留言、電子郵件或者備忘錄中，你的信息就會得以有效的傳播。
一條信息，不論是電子郵件、語音信息、備忘錄或是書寫潦草的記事貼，都是一份匯報的縮影—向受眾傳遞信息的一種方式。就其本身而論，一條有效的信息和一份有效的匯報應該具有同樣的特質：簡潔，只包括受眾需要知道的要點；全面，包括受眾需要知道的所有要點；系統，有能將這些要點清晰傳遞給受眾的結構。
1. 簡潔。
口頭交流中的簡潔，或者省略，比書面溝通還要困難。很多商業人士可以寫簡短的備忘錄，但多少人可以錄一段簡短的語音留言呢？
要想做到這一點，就要在說（或者寫）之前思考。把你的信息縮減到受眾需要知道的三四點。有必要的話，把這些都寫在紙上。有的麥肯錫人在給自己的項目經理或者客戶高管發語音郵件之前像打草稿一樣把所有的事情都寫下來。我認為這樣有點過了—只要把重點寫下來就可以了。
2. 全面。
要保證你的信息包括受眾需要知道的每件事，不要給受眾留有懸念。不要只是告訴你的上司，“我在做X、Y和Z。如果您有任何疑問，請通知我。”
不要僅僅告訴她你正在做的工作，還要告訴她目前的主要問題是什么，你對它有何想法。不要只是向領導匯報工作，這是在浪費你們的時間。如果沒有什么值得溝通的，那就等等再說吧。
3. 系統。
要想別人理解你的信息，就要讓它系統化，讓它具有對聽眾來說很容易理解的結構。即便只是在寫一頁的電子郵件或者留30秒的語音留言，簡單的結構也有助于你把信息說清楚。信息的系統性可以概括如下：
我們有三個問題，按重要性的順序依次為：
我們的裝飾品價格過高
我們的銷售隊伍辦事不力
我們的裝飾品廠剛剛遭到意外的破壞
有時候，麥肯錫人在系統化信息方面做得又過了頭。一位紐約辦公室的項目經理曾因按照公司的結構列自己的采購清單而“聞名”。還有一位老兄在他妻子的留言機里留了一段用麥肯錫結構向妻子示愛的信息。
雖然你不需要學這些過于狂熱的麥肯錫人，但在商業溝通中只要記住傳遞有效信息的這三個關鍵，就一定能大獲成功。
謹言慎行
如果你不能做到保密，你就不是一個稱職的咨詢顧問。要知道什么時候說什么，什么時候應保持沉默。在這方面不妨偏執一點。
在麥肯錫工作的第一周，我和公司里其他的新同事一起參加了一個短期培訓課程。在一個有關保密的研討會上，項目經理帶領大家參加討論，他提到在自己女友的公寓過夜時，公文包都是鎖著的。對此我有些震驚。
畢竟，如果連女友都不信任，你還能信誰呢？（那時我太年輕，還有些天真。）在麥肯錫工作時間長一點后，我漸漸意識到麥肯錫把保密看得有多重要。
麥肯錫在企業文化中不斷強化保密的重要性。我們一直把保密牢記于心。在飛機上，我們絕不會把客戶資料從公文包里取出來；我們永遠不知道是誰坐在旁邊—競爭對手、記者，或者是客戶公司的某個人。如果我們還需要在那兒工作3小時，可就要倒霉了。
在辦公室之外，我們從不提客戶的名字，有時候即使是在公司里也不提。麥肯錫常常同時為同一產業的不同客戶提供服務，所以在同事之間也要保密。我們在討論客戶時經常用代號，盡管有時候用得不太成功。
一位德國的項目經理回憶，他回家的時候，發現了女友（她在另一家咨詢公司工作）給他的一張便條，說代碼A（code A）公司的晚宴安排在慕尼黑飯店（在德語里，Code A 的發音和“code ah”是一樣的）。實際上，客戶的公司叫Coda，打電話的人用的是客戶的真名。幸運的是女友誤解了來電人的話，但他還是心有余悸。
或許你認為在處理商業問題時不需要保密。問幾個簡單的問題吧：如果你在飛機上工作，你的競爭對手坐在旁邊看到了你的工作，會發生什么？如果是你們公司其他項目組的同事看到了呢？如果是你的上司看到了呢？
如果你的工作內容是敏感的，要采取幾項預防措施。不要把重要的文件亂扔，在晚上離開辦公室時要鎖好辦公桌和文件柜。別在你的團隊之外談工作的細節（你可以告訴你的另一半，如果她不會給你的工作帶來風險的話）。
不要把敏感的文件帶到公共場所—敏感意味著競爭對手或記者感興趣的任何事。留心你在電話里的談話，在發傳真、電子郵件和語音信息時尤其注意，它們都是很容易落入不法分子之手的。
作者：艾森·拉塞爾
來源：《麥肯錫方法》
